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Descripción:

Es indispensable que la organización desarrolle una caracterización o diagnóstico de la organización en materia de seguridad vial, con el fin de identificar debilidades, establecer planes de acción y desarrollar su mejoramiento. En los aspectos básicos a tener en cuenta están:
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- Descripción de la empresa a nivel global y se contempla como actividad económica aquella registrada frente a la Cámara de Comercio de la organización. (Principal y secundaria).
- Se debe garantizar el desarrollo de un organigrama de la organización donde se describe la estructura jerárquica, los cargos, funciones de cada cargo y nombre del responsable actual. Esto facilita la actualización de los nombres
- Debe hacerse una descripción de los servicios (o productos) que presta la organización y describir la interacción de áreas para el desarrollo de estos.
- Se presenta referenciada la población total de la organización discriminada por áreas y género. En los análisis y matrices presentadas en puntos posteriores del plan se observa la población y la intervención sobre el total de la población.
- Debe garantizarse con un inventario de vehículos propios de la organización y contratados, para esto se requiere que exista una clasificación acorde a lo establecido en la Resolución 4100 de 2004 del Ministerio de Transporte. Algunas guías adicionales se encuentran en la NTC 4700 y 4788-1. Esta clasificación se muestra en el gráfico de soportes.
- Describir en un listado las sedes por región con su ubicación y con las operaciones que efectúan, para este punto se puede colocar:

• Ciudad.
• Dirección de la sede.
• Nombre de la sede (si tiene).
• Georreferenciación.
• Breve descripción de actividades que se realizan en cada sede.

- Se sugiere que los procesos de contratación de vehículos posean las siguientes características:

o Inspección previa de los vehículos y equipo a la firma del contrato (requerimientos específicos por vehículo)
o Pruebas a los vehículos a contratar.
o Especificaciones de modelos.
o Documentos básicos de cada vehículo.
o Fechas de revisión técnico mecánica.
o Listado de mantenimientos programados del vehículo.
o Documentación donde se realizan los mantenimientos para garantizar la idoneidad de la empresa o personas donde se realizan los mantenimientos.
o Auditorías a realizar a la empresa contratante.

Sobre el talento humano del tercero se podrá solicitar:

• Descripción del cargo.
• Funciones, competencias y responsabilidades.
• Experiencia.
• Exámenes médicos.
• Licencia de conducción vigente.
• Revisión de infracciones.

Buena Práctica:

1. Muchas organizaciones han tomado su mapa de procesos de su sistema de gestión de calidad para derivar la descripción de la prestación de sus servicios o productos. Utilizar el mapa de procesos ayuda a identificar las interrelaciones con los diferentes departamentos de la organización y así poder ampliar el proceso específico que intervienen en el PESV.
2. Aquellas organizaciones que tengan implementado el desarrollo descrito de factores de riesgo psicosocial (Resolución 2646 de 2008 del Ministerio de Protección Social) tienen todo el insumo para el cumplimiento de este ítem.
3. Algunas organizaciones han diseñado una serie de matrices (hojas electrónicas) con todas las especificaciones de cada uno de sus vehículos. Otras organizaciones han desarrollado un software especializado.
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4. Cualquiera de las dos alternativas ayuda a tener no solo un inventario actualizado de los vehículos si no también facilita un control como de algunas acciones del PESV como las operaciones de mantenimiento.
5. Los planes de ruta implementados en algunas organizaciones brindan la información requerida para el cumplimiento de este ítem.
6. La incorporación de procesos como una inspección garantiza las condiciones mecánicas del vehículo antes de su contratación.
7. Adicional a los parámetros establecidos en la contratación de conductores, ciertas organizaciones han ampliado sus requerimientos a un análisis del historial de comparendos de la persona a contratar, si está disponible, y la solicitud de exámenes médicos específicos para labores especiales.